Make.com vs Zapier — co wybrać do integracji CRM?

Porównanie dwóch wiodących platform low-code w realnych scenariuszach integracji systemów B2B. Koszty, pułapki i skalowanie.

Kiedy zapada decyzja o wdrożeniu automatyzacji w firmie usługowej, pierwszym krokiem zazwyczaj jest zintegrowanie systemu CRM (Pipedrive, HubSpot, Salesforce) z resztą ekosystemu – skrzynką mailową, narzędziami do e-podpisu (DocuSign/Autenti) czy Slackiem.

Na rynku królują dwie platformy iPaaS (Integration Platform as a Service): Zapier i Make.com (dawniej Integromat). Wybór między nimi przypomina wybór między szybkim autem sportowym z automatyczną skrzynią biegów, a zaawansowaną koparką wielonarzędziową. Jedno dowiezie Cię szybko z punktu A do B, drugie pozwoli przebudować cały krajobraz Twojej firmy.

Co wybrać? Odpowiedź kryje się w architekturze procesów B2B.

1. Filozofia działania: Liniowość vs Wizualna Sieć

Zapier został zaprojektowany z myślą o prostocie. Jego interfejs prowadzi użytkownika za rękę z góry na dół.

• Krok 1: Ktoś wypełnia formularz na stronie (Trigger).
• Krok 2: Utwórz kontakt w HubSpot.
• Krok 3: Wyślij maila powitalnego.

To doskonałe rozwiązanie dla osób nietechnicznych i procesów liniowych. Problem pojawia się, gdy życie B2B staje się skomplikowane (a staje się szybko). Co jeśli formularz wypełnił ktoś, kto już jest w naszym CRM? W Zapierze obsłużenie tzw. "logiki warunkowej" (Paths) staje się nieczytelne. Każda nowa gałąź to nowy ekran, przez co cała wizja procesu bardzo szybko się gubi.

Make.com podchodzi do problemu jak inżynier. Oferuje wielki, pusty "canvas" (płótno), na którym budujesz scenariusze układając bąbelki (moduły) przypominające mapę myśli. W Make możesz w mgnieniu oka dodać Router, który dzieli proces na 5 różnych ścieżek na podstawie tego, z jakiego kraju pochodzi lead, o jaki budżet pyta i jakiej usługi szuka. Wszystko widzisz na jednym ekranie. Dla zaawansowanych integratorów (jak OmniCore), Make daje nieograniczoną swobodę projektowania architektury danych.

2. Zarządzanie Błędami (Error Handling) – cichy zabójca automatyzacji

W automatyzacji integracji CRM najgorsze nie jest to, że proces w ogóle nie działa. Najgorsze jest to, gdy proces zatrzymuje się w połowie, a Ty o tym nie wiesz.

Wyobraź sobie scenariusz: Klient akceptuje wycenę w CRM, co ma wyzwolić stworzenie folderu w Google Drive, wystawienie faktury w ERP i wysłanie maila z powitaniem. Co się stanie, jeśli akurat w tym momencie Google Drive ma awarię (timeout)?

W Zapierze cały proces najczęściej po prostu się sypie, a Ty dostajesz lakonicznego maila, że zap zadziałał błędnie. Faktura nie została wystawiona, klient nie dostał maila.

W Make.com mamy do dyspozycji moduły Error Handlers. Możemy do każdego bąbelka dopiąć logikę awaryjną: "Jeśli Google Drive nie odpowiada, poczekaj 5 minut i spróbuj ponownie (moduł Break/Resume), a jeśli po 3 razach się nie uda, wyślij bezpośrednie ostrzeżenie na Slacka do PM-a, ignorując ten krok i idąc dalej do wystawienia faktury".

To właśnie dlatego systemy oparte na Make.com są w biznesie B2B dużo stabilniejsze – można je zaprogramować tak, aby "odzyskiwały" się po błędach zewnętrznych API.

3. Operacje na Tablicach (Arrays) i Iteratorach

Gdy podpinasz CRM, często pracujesz na tzw. listach (arrays). Np. w jednym "Dealu" w HubSpot możesz mieć podpiętych 4 różnych kontaktów (CEO, Dyrektor Finansowy, Project Manager) i 3 różne produkty.

Zmuszenie Zapiera do "przejrzenia" każdego z tych kontaktów i wykonania na nich osobnej operacji (np. wysłania osobnego, spersonalizowanego maila do każdego z innej roli) jest karkołomne i zazwyczaj wymaga pisania własnych skryptów w Pythonie lub JavaScript.

Make.com posiada wbudowane narzędzia takie jak Iteratory i Agregatory. Pozwalają one rozbić tablicę produktów z jednej oferty na pojedyncze paczki, wysłać zapytanie o stan magazynowy każdego z nich z osobna, a na koniec z powrotem zebrać je w jedną zgrabną tabelkę i wkleić do maila. Bez napisania linijki kodu.

4. Koszty, czyli model rozliczeniowy w skali

Model wyceny to miejsce, gdzie Make.com definitywnie wygrywa z Zapierem.

Zapier pobiera opłatę za tzw. "Tasks". Taskiem jest każdy pojedynczy udany krok w procesie (poza triggerem). Pakiet na 5 000 tasków kosztuje około 130$ miesięcznie. Dodatkowo Zapier ma sztywne plany – wejście na funkcje "premium" potrafi drastycznie wywindować abonament.

Make.com pobiera opłaty za "Operations". Pakiet "Pro" dający aż 10 000 operacji to koszt rzędu 16$ miesięcznie! Co więcej, nawet w tanich planach masz dostęp do niemal wszystkich zaawansowanych funkcji i integracji.

W OmniCore widzieliśmy dziesiątki firm, które skalując swój biznes oparty na Zapierze, zaczęły płacić abonamenty rzędu 800-1000$ miesięcznie. Przebudowa tych samych procesów w Make.com obniżała ten rachunek o 80-90%.

Werdykt

Jeśli jesteś solopreneurem lub małą agencją, która potrzebuje po prostu przenieść e-mail z formularza WordPressa do Mailchimpa – użyj Zapiera. Zrobisz to w 3 minuty i zapomnisz.

Jeśli jednak reprezentujesz firmę usługową B2B i budujesz procesy, od których zależy Twoje sprzedażowe DNA (generowanie skomplikowanych ofert, obieg faktur, logowanie czasu pracy, skomplikowany onboarding), Make.com jest platformą docelową. Wymaga stromszej krzywej uczenia się, ale to potężny system operacyjny dla Twojej firmy, który nie ukarze Cię finansowo za skalowanie biznesu.